こんにちは。東北タツミ営業担当の髙橋です。
前回のブログは、品質管理の「品質」に着目した内容でした。今回は「管理」に焦点をあて、実践的な内容を書いていきます。ややむずかしい内容になりますが、一緒に勉強する気持ちで読んでいただけましたら嬉しいです。

前回記事はこちら↓

1. 管理のサイクル（PDCA）とは？

「管理」について、私が参考にしている「岡田貞夫・林勝昭 著『トコトンやさしい品質改善の本』」には…

「ある目的・目標を達成するために計画を立て、実施し、結果を確認して、計画と実施の差異を是正する処置をとることで、次の4つのステップを繰り返していくこと」と書かれています。

4つのステップとして、管理の行動を「計画 （Plan） 」 「実施（Do） 」 「確認（Check） 」 「処置（Act） 」に分けています。そして、この4つのステップを繰り返して目的・目標を達成し、さらに管理レベルや品質レベルを向上させていくことを「管理（PDCA）のサイクルを回す」といいます。

正直、入社するまでは聞いたことがない用語でした。しかし、これは仕事だけでなく、日常生活にも応用できる手法だと思います。例えば資格・試験の勉強のとき、「計画は立てたけど、想像どおりにうまく進まない」「何度も同じミスを繰り返してしまう」など、さまざまな悩みがあると思います。そのような悩みを解消し、改善、成⻑していくために、「管理（PDCA）のサイクル」は役立つ手法といえます。

管理（PDCA）について、下図のように整理しました。（本文一部引用）

では、一旦ここで上図の内容を簡単に整理し、各ステップのポイントを書いていきます。

① 計画（Plan）

• 計画を立てるとき、何をどうしたいのか、というように目的・目標を明確にする。さらに、その目的・目標を具体的な数値にすることが大切。
• 目的・目標の現状とのギャップを把握する。
• 目的・目標を妨げている課題や問題点がないか明らかにする。
• 仮説を設定し、より効果的な方法がないかを考える。
• 具体的な行動計画を立てるため、「5W1H」を活用する。
• 計画の進捗や成果をどのように評価するか、指標を設定する。

以上より、計画の質を高くすることが、次のD・C・Aのステップをより効果的にするために重要であると思います。

② 実施（Do）

• 計画した実施方法をスケジュールに沿って進める。決めたとおりに実施できているかを何度も確認することが大切。
• まずは実行可能なところから始める。
• 実行した内容、日時、担当者、かかった時間、問題点、気づきなどを具体的に記録する。
• 実行した結果、どのような成果が得られたか、または得られなかったかを客観的に記録する（数値やデータなど）。
• 計画を達成するために、新しい知識や技術が必要な場合、教育や技術の訓練をおこなう。

以上より、客観的かつ具体的に記録することが、次の「確認（Check）」で効果的な分析をおこなうための貴重な情報源となると考えます。

③ 確認（Check）

• 計画（目的・目標）と実績（結果）を比較し、そのギャップを比較する。
• 成功の要因・失敗の要因を分析する。
• 計画段階で立てた仮説が正しかったか、間違っていたかを検証する。
• 記録した数値やデータをもとに、評価・分析をおこなう。

以上より、評価・分析の質を高めることが次の「処置（Act）」の質を左右すると思います。

④ 処置（Act）

• 目的・目標が達成された場合、その結果を維持するための検討をする。
• 計画と結果にギャップが出た場合、その原因を究明し、修正処置をする。さらに修正処置した結果の効果を確認する。

以上より、最後のステップ「処置（Act）」は、PDCAのサイクルを継続的に回してくために、しっかりおこなう必要がありそうです。

早速ですが、「PDCAサイクル」を営業の仕事に活用してみようと思います。
まずは「計画（Plan）」。たとえば「年間〇〇％の営業利益率を上げる」という大目標を設定します。
その際、以下の内容に注意して計画を立てます。
①現状の営業利益率を把握すること。
②目標と現状のギャップを明確にし、どうやって目標を達成できるかを考える。

次に「実施（Do）」。目標と現状にギャップがありすぎて、実施が不可能な目標になっていないか、を吟味するところから始めます。
進める際の注意点として、スケジュール通りに進められているかを都度確認します
（たとえば、「〇月までに営業利益率を〇〇％上げる」という中目標を達成できているか）。
もし達成できていなかったら、数値やデータで具体的に記録します。

次に「確認（Check）」。目標と結果を比較するところから始めます（たとえば、「〇月までに営業利益率を〇〇％上げる」という目標に対して、結果は「〇〇％足りていない」）。
そして、目標と結果のギャップをどうやって解消するかを分析していきます。
この分析が非常にむずかしいと思いますが、ここを曖昧にしてしまうと、PDCAのサイクルの効果的な結果は得られないと考えます。

最後に「処置（Act）」。「確認（Check）」で分析した内容をもとに、改善策を考えます。
（たとえば、「主要取引先だけでなく、その他の取引先への営業にも力を入れていく」など）。
そして、その改善策を次のPDCAサイクルのPlanに入れて、再度取り組んでいきます。

2. まとめ

仕事のやり方を効率的に改善・定着させるための手法として「管理（PDCA）のサイクル」という用語がある。日常生活でも応用可能。
4つのステップのうち、一つでも曖昧な進め方をすると、PDCAは回らなくなる。より良い効果を発揮し、品質レベルや管理レベルを向上させていくためには、一つ一つのステップをしっかりとおこなうことが大事。

ご拝読いただきありがとうございました。
次回は「品質管理」について、もう少し実践的な内容を書いていきます。
引き続きよろしくお願いいたします。