こんにちは。広報兼、業務改善担当の酒井です。

さて、今年に入ってスタートさせた「東北タツミ現場発AIプロジェクト」。
今回は弊社ならではの「多言語での会議の議事共有」について、AIを導入して解決した事例をご紹介します。

多言語チームあるある＝会議内容の翻訳ズレから生まれる認識違い。

弊社は、日本では東京と福島、そして、中国では、香港と杭州にそれぞれ拠点があります。

オンライン会議がすっかり馴染んだ昨今、中国側と日本側の会議コストも非常に改善されました。

ただ、弊社のスタッフの中でも、やはり中国語と日本語、両方を完全に使いこなせるスタッフはたくさんいるわけではなく、日中の間で行われた会議の内容は、それぞれの部署に持ち帰ったときに「翻訳ズレ」のようなものが起こる恐れがありました。

Notebook LMで、プライバシーを保護しながらAIを利用する。

それを解消するために、オンライン会議の音声を録音しておいて、「Notebook LM」に読み込ませることで会議議事録を日本語、中国語両方で読めるようにした。というのが第一段階です。

このNotebook LMは、こちらから与えた情報、今回でいえば、「読み込ませた音声ファイル」だけを元に動きます。

例えば、これをChatGPTなどで行おうとすると、ウェブ上の他のいらない情報をわざわざ持ってきてしまったり、余計な情報を取ってきてしまう可能性もあるのです。

さらに言うならば、課金せずに無料版のChatGPTなどを使うと、こちらからあげた資料が他のAIを利用しているユーザーに漏洩したと言う事例も聞きます。

この辺りは、慎重に弊社はGoogle Workspaceに課金し、さらに、ウェブ上の情報とは繋がないNotebook LMというAIを利用してAIを使っていると言うわけです。

この音声を読み込ませた状態で、Notebook LMに…
「今日の会議を参加していない新人でもわかるようにまとめて」
のように日本語で質問をすると日本語で内容を返してくれます。

他にも…

• 今日の結論は何？
• 決定事項と未決事項は？
• 次回までのToDoを担当者と期限つきで。
• 争点と意見の違いはどこ？
• 次回確認すべき質問を5つ。

のように質問を投げることで、きちんと音声からまとめた情報を出してくれます。

はたまた、これを中国語で行えば、中国語で返ってくると言う仕組みです。

このNotebook LMは、一度作ってしまえば、ウェブ上で共有することも可能です。
リンクを知っている人だけ閲覧可能と言うこともできますので、社内チャットなどで回すことも可能です。
（この辺りの共有ルールについてはもう少し詰めていく必要もありそうですが…）

議事録がただ「読むもの」から「聞けばわかる」ものになり、理解を揃えるツールに早変わりと言うわけです。

中国のグレートウォールという、通信環境制限の壁

ただ、ここで大きな問題が一つ出てきました。

それが、中国の通信環境ではそもそも「Google」が使えない。と言う問題です。
共有されたノートブックを閲覧・編集するには、相手もGoogleアカウントにログインする必要がありますが、中国ではGoogleアカウントの作成やログイン自体が通常制限されています。

ツールとしての能力は高いのですが、あくまで「通信環境」がネックになるという点にご注意ください。

AIでも、やはり解決できない国境の壁はあると感じた出来事でした。

また、この辺りの解決方法については、また別の機会に書かせていただこうと思います。