見づらい営業資料…AIに読み込ませたらどうなる？

こんにちは。
広報兼、業務改善担当の酒井です。

さて、最近AIを社内に導入してからというもの、作業についての
「改善できるか一旦試す」という行動のハードルがものすごく低くなっています。

今回もその一例をご紹介しようと思っています。

先日、社内の販売会議資料を一気にまとめる作業を、AIに手伝ってもらいました。
弊社では、毎週、決まった時間に週次の販売会議を行なっています。

その時に使う資料は弊社の歴史とともにどんどん増えていき、さらに中国語の資料もありますので、段々と収集がつかなくなっていました。

結論から言うと、エクセル6ファイル・20シート以上ある資料をAIに読み込ませたらどうなるか。

結果としては、13枚の経営層向けスライド資料（PowerPointとPDF）が、10分ほどで完成しました。

今回は、その実際の流れと、AIにどのように支持したのかというコツをお伝えできればと思っています。

「AIへのお願い＝プロンプト」が丁寧だと、ちゃんといい結果が出てくる。

販売会議用に集められた資料は、日本・香港・中国の3拠点それぞれの売上実績、在庫、前年比較、新規商談のリストなど、形式もバラバラでした。
そのままでは全体像がつかみにくく、会議前に要点を把握するだけで時間が溶けて、各担当者も会議のために他の仕事に手がつかない状態に…。

そこで、フォルダごとAIに渡して、
「中身を読み取って、経営層向けのエグゼクティブサマリ資料を作って」
とお願いしました。

このAIへのお願いのことを「プロンプト」と言います。
お願いが具体的で上手であればあるほど、AIもスムーズに動いてくれます。

では、どのようにプロンプトを書いたのかお見せします。

毎回変えるのは 重点トピック / 宛先名 / フォルダ名 くらいで、あとは共通で使えます。

最初に「全ファイルの中身を一度サマリしてから確認を取る」ステップを入れておくと、認識ズレで作り直す事故が減ります。

出てきたのは、表紙・全社KPI・拠点別実績・前年比較・新規商談・リスクと課題・ネクストアクションまで含む、きちんとした体裁のスライドです。配色や見出しフォントも統一されていて、そのまま会議で使える品質でした。

使ったのはClaudeの「Coworkモード」という機能

今回使ったのは、Claudeという対話型AIの「Coworkモード」と呼ばれる機能です。

以前他の記事でも紹介させてもらいましたね。このAIの「Cowork」というモードは本当に最高に使えるんですよ。

普段のチャット版Claudeと違って、AIが自分のパソコン上のフォルダを直接読みに行ったり、新しいファイルを保存したりできます。

内部にはLinuxというOSのサンドボックスが用意されていて、PythonでExcelを解析したり、LibreOfficeというソフトでPDFに変換したりと、人間なら数時間かかる地味な作業を裏で自動で走らせてくれます。

さらにおもしろいのは、出来上がったスライドを自分で画像化して、文字がはみ出していないか、要素が重なっていないかを見直して、おかしいところがあれば修正するまでを自動でやってくれる点です。

デザインが破綻したスライドは、ほぼ出てきません。

プロンプトを作るコツは３つ！「工程」「トピック」「見直し」

さて、上記のような「お願い＝プロンプト」を作るまでには、何度かAIとのやりとりをくりかしました。
そして、最終的に以下のようなポイントを抑えてプロンプトを投げると精度が安定すると感じました。

ポイントは3つあります。

この3つを押さえるだけで、一発で使える資料が出る確率が大きく変わります。

普通のClaudeのチャットモードじゃダメなの？

実は今回使った「Cowork」モード、有料プランに入ってないと使えません。

じゃ、無料プランでも使える「Chat」モードでもなんとかなるんじゃ…という声もありそうですが…

結論から言うと、今回の工程はCoworkモードでないと難しいです。

普段のClaude.aiでも、Excelをアップロードして要約してもらったり、レポート形式で整理してもらったりはできます。

ただ、PowerPointのファイルそのものを生成したり、PDFに変換したり、スライドのレイアウトを自分でチェックしたりといった、ファイル納品に関わる部分はCoworkモードならではの強みです。

一方で、テキストで要点をまとめたいだけなら、無料のチャット版でも十分間に合います。
用途で使い分けるのが良さそうです。

まとめ

これまで「AIに仕事を任せる」というと、文章の下書きや要約くらいのイメージだったかもしれません。

でも最近は、フォルダの中身を読み、ファイルを作り、自分で見直し、送付用メールの下書きまで揃えて渡してくれるレベルにまで来ています。

最初のプロンプトの書き方さえ覚えてしまえば、繰り返し作業はかなり減らせます。気になる方はぜひ一度、自分の普段の資料作りで試してみてください。